Shipping Instruction và những điều cần biết

Trong giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, bạn cần gửi những thông tin cần thiết để hãng vận chuyển họ có thông tin làm Vận đơn – bill of lading. Vì vậy, thông tin trên Shipping Instruction phải thật chính xác và rõ ràng. Người làm SI cũng cần hiểu rõ những thông tin này và cách làm SI hợp lệ

1.Shipping instruction – SI là gì?

Shipping instruction – SI là gì? là các thông tin hướng dẫn vận chuyển/giao hàng của nhà xuất khẩu/Shipper đến Công ty vận tải/giao nhận. Đảm bảo người giao nhận vận chuyển hàng hóa theo đúng yêu cầu của người gửi hàng. Và hạn chế những sai sót trên trên các chứng từ giao nhận khác, đặc biệt là Bill of Lading. Thông thường SI thường được người gửi hàng gửi đến cho nhà vận chuyển để họ làm Vận đơn (Chứng từ vận tải vô cùng quan trọng). Người ta cũng thường gọi SI là mẫu hướng dẫn giao hàng.

2. Các thông tin quan trọng cần khai báo:

1. Ngày và số Booking.
2. Tên của hãng vận chuyển được chỉ định (Vận chuyển, chuyến bay)
3. Tên nhà xuất khẩu (Shipper)
4. Tên người nhập khẩu (Consignee) ở nước ngoài
5. Tên hàng hóa
6. Số lượng và loại bao bì (nếu sử dụng Container, đề cập đến số lượng container và kích thước yêu cầu)
7. Trọng lượng tịnh và VGM + CBM (1CBM = 1m3).
8. Cảng bốc hàng + Cảng xếp dỡ.
9. Thời gian giao hàng.
10. Địa điểm giao hàng.
11. Phương thức thanh toán cước vận chuyển (trả trước hoặc sau khi hàng hóa đến).
12. Các hồ sơ bổ sung khác Nếu có).

Số và ngày đặt hàng BookingTên của hãng vận chuyển được chỉ định sẵn ( chuyến tàu, chuyến bay)Tên của bên xuất khẩu hàng hóa hay còn gọi là ShipperTên của bên nhận hàng (nhà nhập khẩu ) hay còn gọi là Consignee ở quốc gia khác đnag chờ nhận hàng.Tên của hàng hóa cần xuất nhập khẩuSố lượng container, số lượng hàng hóa, trọng lượng, kích thước,…Trọng lượng tịnh và tổng của VGM với CBMCảng bốc hàng: Nơi hàng hóa được load lên tàu để sẵn sàng vận chuyểnCảng xếp dỡ: Là cảng đến, cần vận chuyển hàng hóa đếnThời gian phải giao hàng: để ước tính thời gian xếp hàng lên container là làm các thủ tục khácĐịa điểm giao hàng: địa điểm giao hàng phải chính xác để đảm bảo hàng hóa được giao đúng nơi và đúng thời gian như đã thỏa thuận ở các hợp đồng kinh tế.

Phương thức chi trả phí vận chuyển: tùy theo thỏa thuận mà hai bên có các cách thức thanh toán khác nhau, có thể là trả ngay khi load hàng lên, trước khi vận chuyển hoặc sau khi hàng hóa đến tay người nhận, các chứng từ được gửi về cho nhà xuất khẩu làm bằng chứng để bên này thanh toán cho công ty vận chuyển.Bên cạnh đó, nếu có quy định cụ thể thì cần thêm các hồ sơ bổ sung khác.

3.Shipping Instruction để làm gì?

Các công ty Hãng tàu/Forwarder sẽ yêu cầu Shipper gửi SI để làm Bill of Lading bản nháp. Sau đó, sẽ gửi bản nháp đó cho khách hàng check và yêu cầu khách hàng xác nhận các thông tin trên Draft B/L đó.

4.Người yêu cầu SI

Thông thường nhân viên Forwarder/Hãng tàu sẽ gọi điện yêu cầu Shipper gửi SI để đảm bảo lô hàng được vận chuyển đúng tiến độ. Nếu gửi SI khi Closing time, Shipper có thể bị phạt hoặc rớt hàng do Forwarder/Hãng tàu không thể phát hành B/L. Nếu bạn là Forwarder thì nên yêu cầu Khách hàng của mình, gửi SI cho bạn. (Bạn có thể tư vấn, hỗ trợ cho khách hàng để sớm Forward cho hãng tàu phát hành MB/L).

4.Cách khai báo Shipping Instruction

Có 2 cách phổ biến:

+ Khai báo qua email.

Đối với shipper: sẽ gửi thông tin SI tới hãng tàu (đối với hãng tàu yêu cầu submit thông tin qua email) hoặc fowarder nếu sử dụng dịch vụ giao nhận vận tải.

Đối với forwarder: sau khi nhận thông tin từ shipper thì họ sẽ gửi thông tin tới hãng tàu để làm bill (đối với hãng tàu yêu cầu submit thông tin qua email)

+ Khai báo trực tuyến trên website của hãng tàu.

Đây là cách thông dụng cho việc submit thông tin SI hiện nay. Một vài hãng tàu cho phép chúng ta sửa chữa linh hoạt thông tin sau khi đã hoàn thành SI trên web, điều đó sẽ tiết kiệm được thời gian thay vì khi sử dụng qua email. Nhưng ngược lại có nhược điểm rằng, nếu mạng kết nối hoặc lỗi website bảo trì từ hãng tàu thì điều này sẽ làm trễ thời gian submit SI, khi đó chúng ta lại mất thời gian để gửi kiểm tra hoặc gửi thông tin SI qua email.

Một vài hãng tàu nếu submit thông tin SI này qua email thay vì hệ thống, có thể bị phạt tiền submit bill cao hơn so với submit trên hệ thống.

Hiện nay, theo như đánh giá khách quan ngành logistics, cách thức SI được submit trên website được cho là thuận tiện, phù hợp và dễ dàng hơn, khi trên thế giới đang hướng tới công nghệ 4.0 thì việc khuyến khích sử dụng qua web để tối giản hóa các bước là điều được đánh giá cao và ưu tiên hàng đầu.Trên đây là các thông tin giúp bạn hiểu về SI là gì, thông tin trên SI và những vấn đề có liên quan đến SI. Mong rằng thông tin trên đây của VietAir cargo sẽ hữu ích với bạn. Thân ái!