Trong quá trình làm thủ tục, chúng tôi thấy thấy nhiều khách hàng chuẩn bị chứng từ rất sơ sài, nhiều khi số liệu vênh váo với các chứng từ khác. Thậm chí cá biệt còn có khách hàng không biết cách soạn hóa đơn thế nào cho hợp lệ.
Với những ai chưa quen làm chứng từ này, tốt nhất là chọn một file mẫu hóa đơn thương mại, để tham khảo, rồi dựa vào đó mà làm cho nhanh.
Hóa đơn thương mại là một trong những chứng từ cần thiết khi tiến hành xuất nhập khẩu hàng hóa. Khi chuẩn bị bộ chứng từ trong xuất nhập khẩu hàng hóa, bạn cần đặc biệt lưu ý đến việc chuẩn bị hóa đơn thương mại bởi nó đóng vai trò thể hiện giá mua – bán hàng hóa. Đồng thời, nó cũng là chứng từ quan trọng trong quá trình thông quan hải quan. Vậy nội dung cần có của một hóa đơn là gì, hóa đơn thương mại có ý nghĩa như thế nào và có những sai sót gì thường gặp khi soạn thảo invoice hóa đơn TM?
1.Mục đích của hóa đơn thương mại
Thực ra, một trong những mục đích chính của hóa đơn thương mại là để làm chứng từ thanh toán: người bán đòi tiền người mua. Nghĩa là tôi bán cho anh lô hàng này, anh phải trả tôi số tiền trên hóa đơn.
Do đó, phải thể hiện được thông tin này trên Invoice: số tiền cần thanh toán, kèm theo những nội dung khác về hàng hóa, số lượng, điều kiện thanh toán…
Với một số bạn chưa quen đọc chứng từ, cần phân biệt một chút giữa Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) với Chi tiết đóng gói, hay Phiếu đóng gói (Packing List). Hai loại chứng từ này nhiều khi nhìn gần giống nhau, và có nhiều thông tin trùng nhau, nhưng có chức năng khác nhau nên cần những dữ liệu đặc thù riêng.
Hóa đơn là chứng từ thiên về chức năng thanh toán, trên đó quan trọng thể hiện hàng hóa bao nhiêu tiền. Còn phiếu đóng gói lại cần thể hiện hàng hóa được đóng gói như thế nào, bao nhiêu kiện, trọng lượng và thể tích bao nhiêu…
2. Nội dung cần có của một hóa đơn thương mại
Tên cửa khẩu hàng đến.
Tên người.
Tên người bán.
Mô tả chi tiết sản phẩm: tên thông thường của sản phẩm, cấp hạng hay chất lượng, và mã hiệu, số hiệu và ký hiệu của hàng hóa khi lưu thông trên thị trường nội địa nước xuất khẩu, cùng với số mã hiệu bao gói hàng hóa.
Số lượng tính theo trọng lượng hoặc kích thước của nước giao hàng hoặc của Hoa Kỳ.
Giá của từng mặt hàng.
Loại tiền.
Các chi phí liên quan ghi rõ từng khoản (nếu có) như: cước phí vận tải quốc tế, phí bảo hiểm, hoa hồng, chi phí bao bì, chi phí côngtenơ, chi phí đóng gói, và tất cả các chi phí và phí tổn khác (nếu chưa nằm trong các khoản trên) liên quan đế n việc đưa hàng từ dọc mạn tàu tại cảng xuất khẩu đến dọc mạn tàu (FAS) tại cảng đến ở Hoa Kỳ. Chi phí đóng gói, bao bì, container và cước phí vận tải nội địa đến cảng xuất khẩu không phải liệt kê nếu như đã nằm trong giá hóa đơn và được chú thích như vây.
Các giảm giá, chiết khấu.
Nước xuất xứ hàng hóa.
3. Một số lỗi phổ biến cần tránh:
Trong quá trình làm dịch vụ hải quan, tôi thấy nhiều công ty làm hóa đơn thương mại hay bị sai sót một số nội dung quan trọng. Những lỗi này thường bị hải quan bắt lỗi, gây ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng hóa:
- Hóa đơn không thể hiện điều kiên giao hàng như FOB (kèm tên cảng xuất), hay CIF (kèm tên cảng nhập).
- Người xuất khẩu bán hàng theo giá giao hàng (giá CIF chẳng hạn) nhưng chỉ ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng, và cũng không ghi những chi phí tiếp theo sau.
- Người giao hàng nước ngoài bán hàng có chiết khấu nhưng trên hóa đơn chỉ ghi giá thực thu mà không thể hiện số tiền chiết khấu.
- Mô tả hàng hóa không rõ ràng, thiếu một số thông tin yêu cầu, gộp nhiều mặt hàng vào cùng một loại v.v…
>>Xem thêm: Shipping Instruction và những điều cần biết
>> Xem thêm: Sự khác nhau giữa hóa đơn thương mại và hóa đơn xuất khẩu
