Surrendered bill of lading là một loại bill quan trọng, làm cơ sở để người nhận hàng (Consignee) có thể lấy được hàng từ đơn vị vận chuyển. Hiện nay việc sử dụng Surrendered bill ngày càng trở nên phổ biến hơn do sự tiện lợi và nhanh chóng của loại bill này. Vì vậy ở bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ chia sẻ cụ thể Surrender bill of lading là gì? Trường hợp nào chúng ta sẽ sử dụng Surrender bill.
1.Surrendered Bill of lading là gì?
Vì sao xuất hiện Surrender bill?
Original Bill of Lading – vận đơn gốc (bill gốc) là bill do hãng tàu hoặc Forwarder phát hành, dùng để chứng nhận shipper đã nhận hàng từ chủ hàng và giúp consignee đổi lấy lệnh giao hàng.
Tuy nhiên, khi vận chuyển quốc tế, thời gian gửi bill gốc cho consignee sẽ khá lâu và dẫn đến tình trạng hàng đến trước bill, khi đó consignee sẽ không được nhận hàng. Vì thế, Surrender Bill đã ra đời để mang đến một quy trình nhanh gọn hơn
Như vậy, Surrender bill of lading là bill có form và nội dung giống với bill gốc để giúp quy trình nhận hàng diễn ra nhanh hơn. Còn Telex Release là phương thức để làm Surrender Bill.
Vậy Surrendered bill là gì?
Surrendered Bill of lading (Surrendered B/L) được gọi là Vận đơn Xuất trình hay Vận đơn điện giao hàng, là một loại vận đơn khá đặc biệt trong giao nhận hàng hóa.
Surrender Bill đi kèm với Telex Release là điện giao hàng nhằm giúp consignee chứng minh mình là chủ hàng mà không cần có bill gốc. Do đó, Surrender Bill có tác dụng như sau:
– Giúp consignee nhận hàng từ shipper trong trường hợp bill gốc chưa đến kịp với consignee
– Khi shipper và consignee đã làm việc với nhau nhiều lần (có thể là các chi nhánh của nhau), có sự tin tưởng và không cần sử dụng đến bill gốc.
Quy Trình Làm Surrendered Bill Của Hãng Tàu?
Tiếp tục ví dụ trên. Người nhập khẩu và người xuất khẩu đã tin tưởng nhau và cùng giải quyết vấn đề rắc rối từ Bill gốc => Lúc này họ mới nghĩ đến Surrendered bill là một giải pháp hay nhất cho cả hai. Có 2 trường hợp sẽ xảy ra khi làm bill Surrendered này:
1. Trả Bill Gốc Nhận Surrendered Bill
Bộ chứng từ đã trễ, thời gian tàu chạy lại nhanh khả năng tốn phí DEM/DET, bạn đang nắm bộ bill gốc thì phải đi gởi chuyển phát nhanh xem ra mất thời gian.
Trong khi người nhập khẩu đang hết hàng tại kho, cần lấy hàng ra kinh doanh. Quá nhiều tình huống cấp thiết. Thay vì lật đật tìm một công ty chuyển bộ bill gốc này cực nhanh thì bạn hãy đến văn phòng hãng tàu/fowarder trả lại bộ bill gốc và yêu cầu họ làm Surrendred Bill ngay lập tức
Khi bạn yêu cầu hãng tàu hoặc forwader làm bill surrender hay điện giải phóng hàng, hãng tàu sẽ thu lại 3 bản bill gốc sau đó mới phát hành surrender bill.
Quy trình làm Surrendred bill sẽ như thế này:
– Đem bộ bill gốc gồm 3 bản chính và 3 bản copy đến hãng tàu trả lại hãng tàu. Bắt buộc phải có đủ 3 bản gốc (Original) còn 3 bản copy thiếu cũng chẳng sao.
– Đóng phí Surrendered Bill cho hãng tàu tầm 30$. Rõ ràng yêu cầu Surrendered sau bạn tốn 2 lần phí bill là tốn phí bill gốc 30$ trước đó + Phí Surrendered Bill 30$ nữa. Tuy nhiên có vài hãng tàu miễn phí Surrendered Bill nhưng rất ít.
– Hãng tàu thực hiện huỷ bộ bill gốc và in bộ bill khác giống như bản copy rồi đóng dấu có chữ SURRENDERED in đậm thường màu xanh hoặc màu đỏ. Thật sự bạn bận quá rồi thì không cần lấy cái bill này cũng được, chỉ cần yêu cầu hãng tàu gởi bản scan cho mình để mình gởi khách là đủ. Chứ cầm cái bill này cũng không ý nghĩa nhiều nếu như công ty bạn không có máy scan thì khổ hơn. Vì phải scan gởi cho khách.
– Hệ thống hãng tàu tại Việt Nam (nơi gởi) sẽ gọi điện telex release cho chi nhánh của mình tại HongKong (nơi nhận) giải phóng hàng cho người nhận. Chính vì vậy mới gọi là Điện giao hàng. Nhưng ngày xưa dùng điện thoại thôi, giờ có internet hệ thống hiện đại thì vào hệ thống hoặc email để giải phóng hàng là đủ.
– Sau đó bạn gởi bản Surrendered Bill cho người người nhập khẩu. Bộ bill surrendered nội dung chẳng khác gì so với bill gốc cả, chỉ khác là không có chữ ký Original từ hãng tàu. Bạn có thể tưởng tượng như 3 bản copy đóng dấu SURRENDERED lên
Nếu làm Master bill thì bill surrender do hãng tàu phát hành, in hình logo hãng tàu. Ngược lại với house bill thì bill surrender do forwarder phát hành in hình logo công ty forwarder.
2. Yêu Cầu Làm Surrendred Bill Trước Khi Xuất Hàng
Việc xuất hàng người mua và người bán đã quá quen thuộc nhau, biết rõ về nhau và tin tưởng nhau. Thay vì như trường hợp 1 thì người mua và người bán thoả thuận nhau không lấy Bill gốc, chỉ làm Surrendered bill. Lúc này người gởi hàng và người nhận hàng không rơi vào tình thế bị động. Cũng chẳng mất phí Bill gốc. Để làm được điều này khi bạn nộp SI cho hãng tàu, bạn yêu cầu Surrendered là bộ phận chứng từ hãng tàu tự hiểu.
Một vài hãng tàu yêu cầu mail xác nhận hoặc bằng cách khác là khi nào người xuất khẩu đóng phí Surrendered bill thì họ mới giải phóng hàng.
Lưu ý cho người xuất khẩu (XK) khi sử dụng Surrendered B/L
Trước khi thả hàng, người XK phải kiểm tra việc thanh toán của người NK (nếu thoả thuận phải thanh toán trước khi thả hàng). Ngược lại, người NK phải tiến hành thanh toán đúng hẹn cho người XK, phòng trường hợp hàng đến rồi, mà việc thanh toán chưa hoàn thành, người XK không thả hàng, người NK không lấy được hàng, phát sinh phí demurrage, người NK phải gánh.
Khi dùng Surrendered B/L, nguyên tắc làm việc của hãng tàu là chỉ thả hàng khi nào có lệnh của người XK. Tuy nhiên, một vài hãng tàu không uy tín, có thể làm trái điều này bằng cách thông đồng với người NK, thả hàng ra cho người NK (bất chấp có lệnh thả hàng từ người XK hay chưa). Dù trường hợp này rất ít xảy ra nhưng để an toàn khi dùng Surrendered B/L, người XK nên giành được quyền thuê tàu là hay nhất. Lúc đó, tiếng nói của người XK với hãng tàu càng mạnh mẽ hơn.
Mong rằng bài viết này của VietAir Cargo sẽ giúp bạn hiểu hơn về SI trong xuất nhập khẩu. Nếu bạn còn thắc mắc về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, hãy để lại bình luận bên dưới, chúng tôi rất sẵn sàng để giúp đỡ bạn.
